6 ĐIỀU NHỮNG NGƯỜI LÀM VIỆC HIỆU SUẤT CAO LÀM MỖI NGÀY

Nguyên tác:

“6 THINGS THE MOST PRODUCTIVE PEOPLE DO EVERY DAY”

JUNE 1, 2014 by ERIC BARKER

(http://www.bakadesuyo.com/2014/06/most-productive-people/)

(Bản dịch nhanh cho ai lười xem bản gốc J)

6 ĐIỀU NHỮNG NGƯỜI LÀM VIỆC HIỆU SUẤT CAO LÀM MỖI NGÀY

Bạn có biết bạn thực sự hiệu quả bao nhiêu ngày mỗi tuần không?

Người làm việc trung bình 45 giờ một tuần cho rằng có khoảng  17 giờ trong đó là không hiệu quả (Ở Hoa Kỳ: 45 giờ một tuần, 16 giờ được coi là không hiệu quả).

Tất cả chúng ta đều muốn có thể hoàn thành nhiều việc hơn- thế nhưng chẳng ai trong chúng ta muốn trở thành một người nghiện làm việc cả.

Thật tuyệt nếu làm được cả tấn công việc và có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống . Nhưng làm thế nào để chúng ta thực hiện được điều đó? Tôi quyết định tìm kiếm một số câu trả lời.

Và còn ai để hỏi hay hơn là Tim Ferriss, tác giả của cuốn sách bán chạy quốc tế, “Tuần làm việc chỉ 4 giờ”?

Dưới đây là sáu lời khuyên Tim cung cấp, các căn cứ khoa học đằng sau giải thích lý do tại sao chúng hữu dụng từ những con người làm việc hiệu quả nhất xung quanh ta.

1) Quản lý Tâm trạng của bạn

Hầu hết các hệ thống năng suất hoạt động giống như robot – chúng lơ đi sức mạnh to lớn của cảm xúc.

Nếu bạn bắt đầu một ngày một cách bình tĩnh, rất dễ dàng để hoàn thành đúng việc và với sự tập trung.

Nhưng khi chúng ta thức dậy và một mớ hỗn độn sẵn sàng đổ lên đầu ta - chuông điện thoại reo, các email đến, đèn báo cháy bỗng dưng bật - bạn dành cả ngày chỉ để phản ứng lại.

Điều này có nghĩa bạn đang không cầm lái chiếc xe để làm việc các ưu tiên mà bạn đang đối phó với những gì được ném vào bạn, bất luận nó quan trọng hay không.

Còn đây là cách của Tim:

Tôi cố gắng để có 80-90 phút đầu tiên trong ngày càng ít khác biệt càng tốt. Tôi nghĩ rằng có một thói quen là cần thiết để cảm thấy kiểm soát chứ không phải là phản ứng, sẽ làm giảm sự sốt ruột. Do đó nó cũng làm cho bạn hiệu quả hơn.

Nghiên cứu cho thấy bạn bắt đầu một ngày thế nào có tác động rất lớn đến năng suất và bạn trì trệ hơn khi bạn ở trong tâm trạng xấu .

Nghiên cứu chứng minh hạnh phúc làm tăng năng suất và làm cho bạn thành công hơn .

Như Shawn Achor mô tả trong cuốn sách của ông có tên là “Lợi thế của Hạnh phúc”:

...Bác sĩ trong tâm trạng tích cực trước khi thực hiện viêc chẩn đoán thông minh và sáng tạo hơn các bác sĩ trong trạng thái trung tính gần gấp ba lần và họ làm các chẩn đoán chính xác nhanh hơn 19 phần trăm. Nhân viên bán hàng lạc quan bán nhiều hơn ở các đồng nghiệp bi quan 56 phần trăm. Sinh viên được sắp đặt để cảm thấy hạnh phúc trước khi làm các bài kiểm tra thành tích toán học tốt hơn nhiều so với các bạn đồng học của họ có tâm trạng trung tính. Hóa ra là não của chúng ta thật sự được sắp xếp để hoạt động tốt nhất không phải khi  ở trạng thái tiêu cực hoặc thậm chí trung lập, mà là khi tích cực.

Vì vậy, hãy suy nghĩ ít hơn một chút về mặt quản lý công việc và thêm một chút về quản lý tâm trạng của bạn.

Vậy bước đầu tiên để quản lý tâm trạng của bạn sau khi bạn thức dậy là gì?

2) Không kiểm tra Email vào buổi sáng

Với một số người việc này là hoàn toàn quái dị. Nhiều người không thể tưởng tượng được cái cảnh thức dậy mà không ngay lập tức kiểm tra email hoặc các tin tức phản hồi từ mạng xã hội.

Tôi đã phỏng vấn một số người rất hiệu quả và không một ai nói rằng "Hãy dành thời gian nhiều hơn cho thư điện tử."

Tại sao kiểm tra email vào buổi sáng là một tội trọng? Vì bạn đang đặt mình vào tâm thế phản ứng.

Một email được gửi đến và đột nhiên bạn dành những giờ tốt nhất của bạn cho mục tiêu của người khác, không phải của bạn.

Bạn không có kế hoạch và không đặt ra các ưu tiên cho một ngày làm việc mà đang để cho các mục tiêu bị bắt cóc bởi bất cứ ai ngẫu nhiên quyết định nhảy vào hộp thư của bạn.

Đây là cách của Tim:

... Bất cứ khi nào có thể, không kiểm tra email trong một hoặc hai giờ đầu trong ngày. Đó là chuyện khó mà tưởng tượng được với một số người. "Làm sao tôi có thể làm như vậy chứ? Tôi cần phải kiểm tra email để có được những thông tin cần thiết để làm một hay hai việc quan trọng nhất trong danh sách các việc phải làm của tôi? "

Bạn sẽ ngạc nhiên vì thường thường không phải vậy. Bạn có thể vào email để hoàn thành 100% những việc quan trọng nhất phải làm. Thế nhưng bạn có thể hoàn thành tới 80 hoặc 90% số việc đó trước khi vào hòm mail để làm cho bộ não nhỏ bé của bạn chỉ chực nổ tung vì kích động bởi hưng phấn, đờ đẫn hay lo âu bởi stress? Thế đấy.

Nghiên cứu cho thấy email:

-        Làm cho bạn trở nên căng thẳng

-        Có thể biến bạn thành một kẻ ngớ ngẩn.

-        Có thể gây nghiện hơn cả rượu và thuốc lá .

-        Và kiểm tra email thường xuyên là tương đương với việc làm giảm chỉ số IQ của bạn đi 10 điểm.

Vậy đó có phải là thứ bạn thực sự muốn để bắt đầu một ngày của bạn?

Tuyệt vời, vậy là bạn biết những gì không nên làm. Tuy nhiên, một câu hỏi lớn hơn xuất hiện: vậy bạn nên làm gì?

3) Trước khi bạn cố gắng làm điều đó nhanh hơn, hãy tự hỏi có cần phải làm điều đó hay không

Tất cả mọi người sẽ hỏi: "Tại sao lại không thể làm được tất cả mọi thứ?" Nhưng câu trả lời thì cực dễ dàng:

Bạn đang làm quá nhiều thứ.

Muốn hiệu quả hơn? Đừng hỏi làm thế nào để làm việc đó hiệu quả hơn trước khi bạn đã hỏi "Tôi có cần phải làm điều này không vậy? "

Đây là cách của Tim:

Làm cái gì tốt cũng không làm cho nó trở nên quan trọng. Tôi nghĩ rằng đây là một trong những vấn nạn phổ biến nhất của các khuyến nghị tư vấn về việc quản lý thời gian hay năng  suất; họ quá tập trung vào làm thế nào để làm mọi việc một cách nhanh chóng. Đại đa số những điều mà mọi người làm một cách nhanh chóng thì đều không nên thực hiện làm gì.

Thật buồn cười là chúng ta phàn nàn là có rất ít thời gian và rồi sau đó chúng ta vạch ra các ưu tiên như thể thời gian là vô tận. Thay vào đó, hãy làm những gì là quan trọng ... và không gì khác ngoài những việc đó.

Nhưng điều này có đúng trong thế giới thực?

Nghiên cứu cho thấy các CEO không làm được nhiều hơn bằng cách mù quáng làm nhiều giờ hơn, họ làm được nhiều hơn khi theo sát kế hoạch một cách cẩn thận:

Phân tích sơ bộ từ các CEO ở Ấn Độ cho thấy doanh số bán hàng của công ty tăng lên khi Giám đốc điều hành làm việc nhiều giờ hơn. Nhưng đáng ngạc nhiên là, mối tương quan giữa thời gian sử dụng và đầu ra được chi phối hoàn toàn bởi số giờ sử dụng cho các hoạt động theo kế hoạch. Lập kế hoạch không có nghĩa là thời giờ được dùng cho các cuộc họp, mặc dù các cuộc họp với các nhân viên có tương quan với doanh số bán hàng cao hơn;đơn thuần là thời gian mà Giám đốc điều hành có là một nguồn lực hạn chế và có giá trị, và lập kế hoạch là làm thế nào để phân bổ nó làm tăng các cơ hội mà nó được sử dụng theo những cách hiệu quả.

OK, vậy là bạn đã sẵn sàng. Đầu của bạn đã sáng ra, bạn đã xua được con khỉ email khỏi lưng và bạn biết những gì bạn cần phải làm.

Bây giờ chúng ta phải đối mặt với một trong những vấn đề lớn nhất của kỷ nguyên hiện đại: làm thế nào để bạn ngồi yên và tập trung?

4) Tập trung không là gì khác hơn là loại bỏ mọi sự xao lãng

Ed Hallowell, cựu giáo sư tại Trường Y khoa Harvard và là tác giả cuốn sách bán chạy BỊ XAO LÃNG nói rằng, chúng ta mắc chứng ADD (viết tắt của Attention deficit disorder-rối loạn suy giảm chú ý-ND) được tạo ra bởi văn hóa.

Vậy có phải cuộc sống hiện đại thường hủy hoại sự tập trung chú ý của chúng ta không?

Không. Cái bạn hiện có thì trêu ngươi hơn, dễ dàng truy cập, mọi thứ sáng bóng sẵn có cho bạn 24/7 nhiều hơn so với bất kỳ những gì nhân loại đã từng có.

Câu trả lời là hãy khóa mình ở đâu đó để làm cho tất cả các thứ nhấp nháy, xao lãng vo ve biến đi.

Đây là cách của Tim:

Tập trung là một chức năng, trước hết và quan trọng nhất, để nhằm hạn chế số lượng các lựa chọn mà bạn tạo ra cho mình để trì hoãn ... Tôi nghĩ rằng tập trung thường được nghĩ đến như là một năng lực kỳ diệu. Nó không phải là một năng lực kỳ diệu. Nó đơn giản chỉ là đặt bản thân bạn vào trong một căn phòng bịt bông cách âm cùng với các vấn đề mà bạn cần phải làm và đóng cửa lại. Đấy chính là nó. Mức độ mà bạn có thể tái lập và hệ thống lại, chính là chỗ mà ở đó bạn có sự tập trung.

Cách tốt nhất để tổng hợp nghiên cứu là gì? Bạn nghĩ sao về điều này: Mất tập trung làm cho bạn trở nên ngu ngốc.

Và một loạt những nghiên cứu cho thấy rằng cách dễ nhất và mạnh mẽ nhất để thay đổi hành vi của bạn là  thay đổi môi trường của bạn.

Cứ  mỗi 20 phút là các CEO hàng đầu lại bị làm gián đoạn. Làm thế nào để họ làm được bất cứ chuyện gì?

Bằng cách là làm việc ở nhà vào buổi sáng trong 90 phút nơi mà không ai có thể làm phiền họ:

Họ nhận thấy rằng không một ai trong số mười hai giám đốc điều hành có thể làm việc liên tục quá hai mươi phút mà không bị làm gián đoạn- ít nhất là không thể khi mà họ ở văn phòng. Chỉ khi ở nhà là có một số cơ hội để tập trung. Và chỉ có một trong mười hai người đã không ra các quyết định quan trọng, dài hạn “theo kiểu bất chợt” và bị kẹp ở giữa các cuộc gọi điện thoại dài lê thê nhưng không quan trọng và các vấn đề "khủng hoảng" là nhà điều hành làm việc tại nhà vào mỗi buổi sáng trong một tiếng rưỡi trước khi đến văn phòng.

Tôi biết những gì một số bạn đang nghĩ: Tôi có những trách nhiệm khác. Các cuộc họp đang chờ. Ông chủ cần. Vợ tôi gọi. Đơn giản là tôi không thể trốn đi đâu.

Đấy chính là lý do tại sao bạn cần phải có một hệ thống.

5) Có một hệ thống cá nhân

Tôi đã nói chuyện với rất nhiều người làm việc như điên. Bạn biết điều gì mà không một ai trong số họ nói không?

"Tôi không hiểu làm thế nào mà tôi lại làm được mọi việc. Tôi chỉ làm nó bay đi và cầu mong điều tốt đẹp nhất. "

Không một ai nói vậy cả. Thói quen của bạn có thể là hình thức và khoa học hoặc mang tính cá nhân do khí chất riêng - nhưng dù là theo cách nào thì những người làm việc hiệu quả luôn có một thói quen.

Đây là cách của Tim:

Xác định các thói quen và các hệ thống hiệu quả hơn dựa vào kỷ luật tự giác. Tôi nghĩ rằng kỷ luật đã được đánh giá quá cao.

Cho phép mình tùy ý chọn thực hiện những gì bạn chưa quyết định đó là việc phải làm là tự tước bỏ đi quyền của mình và tìm kiếm sự thất bại. Tôi khuyến khích mọi người phát triển thói quen để việc đưa ra quyết định chỉ áp dụng cho các khía cạnh sáng tạo nhất trong công việc của họ, hoặc là bất cứ khi nào mà tài năng độc đáo của họ bỗng dưng mách bảo.

Các hệ thống vĩ đại phát huy tác dụng bởi vì chúng làm cho mọi việc trở nên tự động và không đòi hỏi quá nhiều sức mạnh ý chí vốn hạn hẹp của bạn.

Chúng ta thấy gì khi chúng ta nghiên cứu một cách có hệ thống những thiên tài vĩ đại của mọi thời đại? Hầu như tất cả đều có thói quen cá nhân làm việc cho họ (Tác giả  " Hãy cho và Nhận" Adam Grant  luôn viết vào buổi sáng trong khi Tim thì luôn luôn viết vào ban đêm)

Làm thế nào để bạn bắt đầu phát triển hệ thống cá nhân của riêng bạn? Hãy áp dụng tư duy theo quy tắc "80/20":

1.     Số ít những hoạt động nào mang lại số nhiều bất tương xứng những thành công của bạn?
2.     Số ít những hoạt động nào chắc chắn tạo ra năng suất cho bạn?
3.     Sắp xếp lại lịch trình của bạn để làm nhiều hơn hạng mục thứ 1 và  loại bỏ càng nhiều càng tốt hạng mục thứ 2.

Vậy bạn hãy lập trình để thức dậy vào ngày mai với một hệ thống chứ không phải là thói quen "phản ứng." Làm thế nào để chắc chắn rằng bạn làm theo thông thông suốt điều này vào ngày mai? Đơn giản thôi.

6) Xác định các mục tiêu của bạn từ đêm hôm trước

Thức dậy và biết những gì là quan trọng trước khi những thứ khẩn cấp giả hiệu trong ngày đổ xô vào cuộc sống và hộp thư của bạn gào hét lên những mệnh lệnh mới.

Đây là cách của Tim:

Xác định một hoặc hai việc quan trọng nhất bạn phải làm trước bữa ăn tối của ngày hôm trước.

Tác giả sách bán chạy Dan Pink đưa ra lời khuyên tương tự:

Thiết lập nghi thức kết thúc. Biết khi nào phải ngừng làm việc. Cũng vậy, phải cố gắng để kết thúc mỗi ngày làm việc theo cùng một cách. Thu dọn bàn làm việc. Sao lưu máy tính. Lập một danh sách những gì bạn cần làm vào ngày mai.

Nghiên cứu nói rằng bạn có nhiều khả năng bám sát nếu bạn cụ thể hóa và nếu bạn viết ra các mục tiêu của bạn.

Các nghiên cứu cho thấy điều này còn có một lợi ích thứ cấp: viết ra những gì bạn cần làm vào ngày mai sẽ làm giảm sự lo lắng sốt ruột và giúp tận hưởng buổi tối của bạn .

Vậy làm thế nào thực hiện được tất cả việc này?

Tóm tắt

Dưới đây là 6 lời khuyên của Tim:

1.     Quản lý Tâm trạng của bạn
2.     Không kiểm tra email trong buổi sáng
3.     Trước khi bạn cố gắng làm điều đó nhanh hơn, hãy tự hỏi xem đó có phải là việc cần phải làm hay không
4.     Tập trung không là gì khác hơn là loại bỏ các thứ gây xao lãng
5.     Có một hệ thống sắp xếp công việc của riêng mình
6.     Xác định mục tiêu của bạn vào đêm hôm trước

Từ "năng suất" nghe có vẻ như chúng ta đang nói về máy móc. Nhưng điều trớ trêu là nhiều thứ thực sự tốt với thời gian lại là thứ thuộc về cảm xúc.

Bạn nên cố gắng cảm nhận như thế nào khi làm việc? Hãy là bận rộn chứ không phải là vội vã. Nghiên cứu cho thấy đây là là lúc người ta cảm thấy hạnh phúc nhất.

Tôi không thể viết bài này mà không có sự giúp đỡ của Tim Ferriss và Adam Grant. Cả hai đã tình nguyện đóng góp thời gian rất có giá trị của họ cho việc này.

Đối với họ thì đây có phải là một sự lãng phí thời gian không? Bởi vì chắc chắn họ sẽ không lấy lại được những giây phút ấy.

Giúp đỡ người khác làm mất thời gian nhưng nghiên cứu cho thấy nó làm cho chúng ta cảm thấy dường như chúng ta có nhiều thời gian hơn. Và nó làm cho chúng ta cảm thấy hạnh phúc hơn .

Một khi bạn trở nên hiệu quả hơn, bạn sẽ có thêm rất nhiều giờ để mà sử dụng. Vậy tại sao không dùng chúng để làm cho người khác và cả chính mình nữa cảm thấy hạnh phúc hơn ?

Tháng 7/2014